ทุกวันนี้ โครงการก่อสร้างส่วนใหญ่ต้องเผชิญกับความซับซ้อนและความท้าทายในด้านต่าง ๆ เนื่องจากเอกสารงานก่อสร้างถึงแม้ว่าจะเป็นเพียงแค่กระดาษราคาถูก ๆ แต่ก็คือพยานหลักฐานที่มีความสำคัญเป็นอย่างมากในการสนับสนุนและพิสูจน์กระบวนการขอขยายระยะเวลางานก่อสร้าง ซึ่งถึงแม้ว่ากระดาษเหล่านี้อาจดูเหมือนไม่มีค่า แต่จริง ๆ แล้ว กระดาษดังกล่าวได้เก็บรักษาข้อมูลและเหตุการณ์สำคัญที่อาจมีผลกระทบต่อเวลาและค่าใช้จ่ายในโครงการก่อสร้าง

ความซับซ้อนและข้อพิพาทในโครงการก่อสร้าง

ข้อพิพาทในงานก่อสร้างอาจเกิดจากเหตุปัจจัยหลายอย่าง เช่น เจ้าของงาน ผู้รับเหมา ผู้ออกแบบ หรือผู้จัดหาวัสดุก่อสร้าง ซึ่งบ่อยครั้งที่การก่อสร้างต้องเผชิญกับการเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่อง เช่น การแก้ไขแบบก่อสร้าง หรือการเพิ่มงานในสัญญา ซึ่งสามารถทำให้วันแล้วเสร็จล่าช้าออกไป การจัดการเอกสารอย่างเป็นระบบช่วยลดความซับซ้อนและลดโอกาสเกิดข้อพิพาท อีกทั้งยังช่วยตรวจสอบความล่าช้า และป้องกันบรรเทาความล่าช้าที่อาจจะเกิดขึ้นได้

บทบาทของเอกสารงานก่อสร้างในการพิสูจน์ความล่าช้า

เอกสารงานก่อสร้างไม่เพียงแค่บันทึกข้อมูล แต่ยังเป็นหลักฐานสำคัญในการพิสูจน์ว่าความล่าช้าเกิดจากอะไรและใครเป็นผู้รับผิดชอบ ตัวอย่างเช่น เอกสารคำสั่งเปลี่ยนแปลงงาน รายงานประจำวัน และการอนุมัติวัสดุต่างๆ ที่บันทึกเหตุการณ์และการตัดสินใจต่างๆ ไว้อย่างชัดเจน

สาเหตุของความล่าช้าที่มาจากเจ้าของโครงการ หรือตัวแทนเจ้าของโครงการที่พบบ่อยมากที่สุด คือ การแก้ไขแบบก่อสร้างล่าช้า การตัดสินใจอนุมัติเอกสารล่าช้า การตอบเอกสารสอบถามข้อมูล (RFI) ด้านเทคนิคล่าช้า ฯลฯ

ยกตัวอย่างความล่าช้าเนื่องจากการแก้ไขแบบก่อสร้างงานระบบไฟฟ้าชั้น 1 ล่าช้า ส่งผลกระทบต่อเวลาก่อสร้างโดยรวมล่าช้าไป 6 เดือน และมีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น 5 ล้านบาทเนื่องจากการรื้อถอนงานที่ติดตั้งไปแล้ว จากเหตุการณ์ล่าช้าสมมุตินี้ โดยทั่วไป เอกสารที่ใช้ในการพิสูจน์ความล่าช้าจะ

ประกอบไปด้วย:

นี่คือตัวอย่างของความล่าช้าเพียงเหตุการณ์เดียว เฉพาะเอกสาร RFI รายการที่ 3 อาจมีหลายร้อยเอกสารที่เราต้องเลือกออกมา และในโครงการก่อสร้างขนาดใหญ่ เหตุการณ์ความล่าช้ามักจะมีจำนวนหลักร้อยเหตุการณ์ตลอดระยะเวลาก่อสร้าง ดังนั้นหัวใจของการพิสูจน์ความล่าช้าคือการค้นหาเอกสารได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ

ประสบการณ์ที่ผ่านมา

ในปี ค.ศ. 1998 ข้าพเจ้าได้ทำงานในแผนกบริหารเคลมงานก่อสร้างที่บริษัท Hill International Inc. ในกรุงวอชิงตัน ดีซี ประเทศสหรัฐอเมริกา แผนกนี้มีหน้าที่วิเคราะห์ความล่าช้าและขอขยายเวลาในโครงการก่อสร้างขนาดใหญ่ ทุกครั้งที่มีข้อพิพาท เราต้องใช้เอกสารเป็นหลักฐานในการพิสูจน์ความล่าช้า ซึ่งต้องตอบคำถามหลัก ๆ เช่น โครงการล่าช้าไปกี่วัน สาเหตุหลักของความล่าช้าคืออะไร และใครเป็นผู้รับผิดชอบ

ช่วงปีแรก ๆ ของการทำงาน เอกสารก่อสร้างต่าง ๆ ที่ต้องนำมาใช้ในการวิเคราะห์จะถูกจัดเก็บในรูปกระดาษในกล่องจำนวนมาก หลาย ๆ โครงการมีจำนวนหลายร้อยกล่อง เมื่อถึงปีที่ 2 ของการทำงาน บริษัทได้นำโปรแกรมจัดการเอกสารเข้ามา ทำให้เอกสารทั้งหมดถูกสแกนและนำเข้าโปรแกรมคอมพิวเตอร์ ทำให้สามารถค้นหาเอกสารก่อสร้างได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ หลังจากนั้นข้าพเจ้าจึงทำการวิเคราะห์โครงการก่อสร้างล่าช้าแบบไร้กระดาษ โดยสแกนเอกสารทุกฉบับและจัดเก็บในระบบคลาวด์ ทำให้สามารถเข้าถึงเอกสารได้จากทุกที่ในโลก ทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้นและสนุกกับงานที่ทำ

จนกระทั่งเมื่อ 10 ปีก่อน ข้าพเจ้าได้รับทำการวิเคราะห์เคลมก่อสร้างให้กับโครงการก่อสร้างขนาดกลางในประเทศไทยที่กำลังดำเนินการก่อสร้างอยู่ ข้าพเจ้าพบว่าการเข้าถึงเอกสารก่อสร้างและการทราบสถานะของเอกสารหรือสถานะของงานก่อสร้างจะขึ้นอยู่กับรายงานที่ต้องจัดทำอย่างหนักโดยวิศวกรภาคสนามหรือแอดมินไซต์งาน บางโครงการที่เกิดปัญหามาก มีการแก้ไขแบบหลาย ๆ รอบ และไม่มีระบบจัดการนำส่งอนุมัติเอกสารที่ดี ก็ยิ่งยากขึ้น ไม่ทราบแม้กระทั่งสถานะของแบบก่อสร้างที่แท้จริงของตัวเอง ข้อมูลกระจัดกระจายอยู่กับทีมออกแบบบ้างหรือทีมหน้างานบ้าง

ข้าพเจ้าทำได้ไม่กี่โครงการก็เพียงพอที่จะฟันธงว่า การจะบริหารก่อสร้างที่ดีได้ ต้องมีเครื่องมือในการบริหารจัดการเอกสารก่อสร้างที่ดี สามารถเก็บประวัติการแก้ไขและแสดงรายงานในรูปแบบกราฟและตารางได้ทันที ไม่สามารถลบหรือเปลี่ยนแปลงเอกสารที่นำส่งแล้วได้
ต่อมาในปี ค.ศ. 2013 ข้าพเจ้าและทีมงานต้องเข้าไปจัดการเอกสารก่อสร้างให้กับผู้รับเหมาตั้งแต่เริ่มต้นโครงการก่อสร้างตึกสูงในกรุงเทพ สิ่งแรกที่ข้าพเจ้าคิดคือในอีก 2 ปีข้างหน้าเอกสารก่อสร้างจะมีเป็นล้านหน้า เราต้องหาเครื่องมือในการจัดการเอกสารที่ดี แล้วเครื่องมือไหนล่ะที่ดี?

เครื่องมือในการบริหารจัดการเอกสารก่อสร้าง

ปัจจุบัน มีเครื่องมือหลายอย่างที่ช่วยในการบริหารจัดการเอกสารก่อสร้างบนระบบ Cloud-Based ซึ่งสามารถใช้ได้กับทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง ไม่ว่าจะเป็นเจ้าของงาน ผู้รับเหมา ผู้ออกแบบ และที่ปรึกษา ซึ่งช่วยให้ทุกฝ่ายสามารถเข้าถึงเอกสารได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ตัวอย่างของเครื่องมือเหล่านี้ ได้แก่:

เครื่องมือที่ข้าพเจ้าเลือกใช้บริหารเอกสารก่อสร้างทุกโครงการคือ ConZoL ซึ่งเป็นโปรแกรมที่สร้างและพัฒนาโดยคนไทย ข้าพเจ้าเป็นผู้ใช้ระบบตั้งแต่แรก ๆ และได้ร่วมพัฒนาระบบให้มีฟังชั่นในการค้นหา ตรวจสอบ และเก็บประวัติของเอกสาร ทำให้ทราบสาเหตุของความล่าช้าได้แม่นยำ และ ConZoL ยังมีฟังชั่นการรายงานในรูปแบบกราฟแท่ง แสดงความคืบหน้าของเอกสารก่อสร้าง การนำส่งและรออนุมัติ ทำให้วิเคราะห์ได้อย่างง่ายดายว่างานส่วนไหนกำลังจะล่าช้า และแก้ไขปัญหาได้ตรงจุดมากขึ้น

ข้อดีและข้อเสียของการใช้ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์แบบบูรณาการ (Integrated Electronic Document Management System – I-EDMS)

ข้อดี:

ข้อเสีย:

สรุป

เอกสารก่อสร้างเป็นพยานหลักฐานที่สำคัญมากในการบริหารโครงการก่อสร้าง หากเข้าถึงเอกสารสำคัญได้รวดเร็วแม่นยำในระหว่างงานก่อสร้าง ก็จะทำให้พิสูจน์ความล่าช้าโครงการได้ดี การนำระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์แบบบูรณาการ (I-EDMS) มาใช้ไม่ใช่สิ่งฟุ่มเฟือยอีกต่อไป แต่เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับโครงการก่อสร้างที่ต้องการประสิทธิภาพ ความถูกต้อง และการแข่งขัน ด้วยการนำเทคโนโลยีสมัยใหม่มาใช้ โครงการก่อสร้างสามารถเอาชนะความท้าทายแบบดั้งเดิม ติดตามแนวโน้มของอุตสาหกรรม และได้รับประโยชน์อย่างมากมาย ดังนั้น จึงอาจสรุปได้ว่าการลงทุนในระบบ I-EDMS นี้ได้รับการพิสูจน์แล้วว่ามีความคุ้มค่า ถึงแม้ว่าอาจจะมีอุปสรรคในช่วงแรก ๆ อยู่บ้างก็ตาม